Messeplanung

Erfolgreiches Präsentieren auf Messen von Ausstellern / Anbietern

Für ein Unternehmen / Hotel, welches auf einer Messe vertreten ist und sich als Aussteller darbietet, ist es besonders wichtig, dass alle Standmitarbeiter und Vertreter der Firma optimal auf das Marktgeschehen vorbereitet sind.

Alle sollten den gleichen Informationsstand haben und sich bestens mit der Firma oder dem Hotel auskennen. Die Klarheit der Messeziele sollte definiert sein, Kenntnisse der Besucherwünsche und Sicherheit in der persönlichen Präsentation sollte jeder Mitarbeiter verfügen.

Messeziele

Absatzziele: Die Firma oder das Hotel sollte sein Image bilden und seine Marke positionieren, das Produkt einführen und optimal präsentieren, Kontakte knüpfen und festigen, Kunden binden und den Bekanntheitsgrad steigern.

Beschaffungsziele

marketing messeDie ausstellende Firma sollte Marktinformationen sammeln, Kundenwünsche ermitteln, Produkte testen und den Wettbewerb beobachten (Produkte, Preise, Auftritt).
Persönliche Ziele der einzelnen Standmitarbeiter
Anregungen und Ideen für die eigene Arbeit erhalten, die Markstellung des Unternehmens bestimmen, Informationen über den Wettbewerb einholen, informelle Kontakte pflegen, persönliche Wirkung auf andere überprüfen, evtl. neue Verhaltensweisen ausprobieren und sicheren Umgang im Kundenkontakten gewinnen.
Quantifizierung von Messezielen
Wie viele qualifizierte Gespräche wollen oder können von einem Standmitarbeiter auf der Messe geführt werden? Wie lange dauert im durchschnitt ein qualifiziertes Fachgespräch? Wie detailliert soll oder kann der Standmitarbeiter auf der Messe mit Besuchern Fachthemen diskutieren?

Messebesucher haben eine bestimmte Erwartung und Bedürfnisse. Die Fachlichen Erwartungen sind: Neuheiten sehen, den Marktüberblick erhalten, neue Lieferanten finden, Problemlösungen erhalten und sich weiterbilden. Die persönlichen Bedürfnisse sind: freundlich bedient zu werden, einen angemessenen Service zu erhalten und gepflegt zu werden durch z.B. Interesse, Zeit, Aufmerksamkeiten etc.

Eine gute persönliche Präsentation am Messestand ist für jeden Mitarbeiter wichtig. Dazu gehört dem Anlass entsprechende Kleidung sowie ein freundliches Auftreten. Es sollte nach Möglichkeit im Stehen gearbeitet werden, Selbstbeschäftigung soll vermieden werden, einzeln auftreten und weder die Exponate noch Teile des Messestandes sollten als Ruheplatz herhalten. Das Standpersonal sollte dem Messebesucher echtes Interesse zeigen, Hemmschwellen im Gespräch nehmen und offen auf die Besucher zugehen. Gespräche mit Kollegen ersetzen nicht Gespräche mit Besuchern.  

Jedes Messegespräch mit einem Besucher hat drei Phasen. In der ersten Phase, der Gesprächseröffnung, soll es zu einem positiven Gesprächsverlauf führen und das Interesse und die Identität des Besuchers klären - Wer? Woher? Warum? In der zweiten Phase, der Gesprächsführung, sollte idealerweise ein Fachdialog sein. Die dritte Phase, der Gesprächsabschluss, sollte immer konkret und verbindlich den nächsten Schritt vereinbaren. Dies könnte eine Terminvereinbarung im eigenen Unternehmen oder beim Besucher sein. Am Besten schon auf der Messe den Ort, das Datum und die Uhrzeit klären. Man kann auch so verbleiben, dass erst Informationen zugesendet werden und dann den nächsten Kontakt verabreden.

Jeder Mitarbeiter muss sich klar sein, dass ein Messegespräch ein Verkaufs- oder ein Beratungsgespräch unter besonderen Bedingungen ist (Lautstärke, Stress, Hektik etc.). Die genaue Ermittlung des Interesses und des konkreten Bedarfs geht der Präsentation voraus. Besucherfragen können bei persönlichen Gesprächen sofort direkt, knapp und offen beantwortet werden. Die Gesprächsführung sollte im Wechsel stattfinden, nur Einstieg und Ende liegen in der Verantwortung der Messeaussteller.

Die Mitarbeiter eines Messestandes sollten ihren Besuchern und Kunden W-Fragen (offene statt geschlossene Fragen) stellen, z.B. wofür interessiert sich der Kunde besonders, inwieweit hat sich der Besucher mit dem Thema beschäftigt, worüber möchte der Kunde detaillierter informiert werden oder was haltet der Besucher von dem (neuen) Angebot. Auch kann er Alternativfragen (entweder / oder – Fragen) stellen, z.B. ob der Kunde sich für ein bestimmtes Thema interessiert oder ob er sich zunächst einen Überblick verschaffen möchte.

Es können aber auch schwierige Situationen am Messestand auftreten. Ein Rollenwechsel des Personals am Messestand sollte vollzogen werden, wenn zu wenige oder gar keine Besucher kommen. Kommen zu viele Besucher auf einmal zum Stand, sollte der Mitarbeiter sich kürzer fassen. Eine reibungslose Teamarbeit ist dann gefragt. Reklamierende und laute Messebesucher sollten professionell behandelt werden, evtl. in eine stille „Ecke“ nehmen. Auch sollten die eigenen Mitarbeiter den Messestand nicht belagern, sie sollten lieber in die Standarbeit einbezogen werden. Es gibt aber auch Kunden, die eine große Ausdauer gegenüber dem Aussteller haben und ihn die Zeit „stehlen“. Das Personal muss dann die Relevanz prüfen und entscheiden und zu einem Ende führen.

Um im Nachhinein den Messeerfolg kontrollieren zu können, sollte eine Checkliste geführt werden. Anzahl und Qualität der Kontakte, Verhältnis von Kunden, Interessenten und sonstigen Besuchern und Feedback auf Preise sollte notiert werden.
War die Funktionalität des Standbaues von Vorteil und war das Personal für den Messestand die richtigen / genügend Mitarbeiter? Daraus lassen sich Schlüsse ziehen, um eine Entscheidung für eine Folgeveranstaltung zu fällen.
Entscheidend ist aber auch, dass man mit einem Messeauftritt den bekanntheitsgrad erhöht und evtl. ein Wieder erkennungswert schafft.