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Veranstaltungsmanagement im Hotel

Aufgaben der Veranstaltungsabteilung im Hotel


Die Veranstaltungsabteilung im Hotel wird auch Bankettabteilung genannt. Diese Abteilung wird in zwei Bereiche gegliedert. Zum einen in Bankett (eine Durchführung einer gemeinsamen Mahlzeit im festlichen Rahmen) und zum anderen in MICE (Messe Incentive Congress Event – diverse Veranstaltungsarten).



Veranstaltungsarten

  • Folgende Veranstaltungsarten können in einem Hotel durchgeführt werden:
  • Events (Jubiläen, Produkteinführungen, Jahrestagungen, Incentives – Belohnungsevents)
  • Tagungen
  • Meetings / Besprechungen (Entwerfen einer gemeinsamen Strategie, kleine Gruppen) 
  • Konferenz (Zusammenkunft & Beratung; 2 bis max. 100 Personen)
  • Kongresse (Zusammenkunft & Beratung bis zu mehreren Tausend Personen)
  • Workshops (Kurs, Seminar, Tagung – Schwerpunkt: freie Diskussion)
  • Sitzungen (Austausch von Argumenten, unterschiedliche Themengebiete)
  • Diskussionen (Austausch von Argumenten; gleichberechtigte Teilnehmer & Beobachter)
  • Pressekonferenzen (Präsentationen von Firmenergebnissen, kurze Dauer)
  • Ausstellungen (Präsentation von Produkten, viel Publikumsverkehr)
  • Messetypen (Präsentation von Produkten in großem Stil, meist in großen Messehallen)

Nutzung des Tagungsraumes

VeranstaltungsmanagerEine Tagung ist eine Veranstaltung zur zielgerichteten Kommunikation, durchgeführt von Unternehmen, Vereinigungen, Institutionen oder Organisationen.
Ein Tagungsraum ist ein speziell auf Tagungen ausgerichteter Raum mit unterschiedlichen Funktionalitäten. Die Mindestanforderung an einen Tagungsraum nach DIN 15906 ist: Höhe 5,50 m; Breite 4,00 m; nutzbare Fläche mindestens 36 qm.

Ein Tagungsraum verfügt in der Regel über folgende Standardtechnik: Overhead, Beamer, Leinwand, Flipchart, Pinnwand und Moderatorenkoffer). Stifte und Schreibblöcke sind meistens kostenfrei auch immer im Raum. Oft ist in den Tagungspauschalen der Bestandteil „Standardtechnik“ enthalten.

Zusätzlich kann man in den meisten Hotels Tagungstechnik anmieten: Fernseher, Videorecorder, DVD-Plyer, etc). Die Ausstattung in den Tagungsräumen ist von Hotel zu Hotel unterschiedlich.

Zum Ermitteln der optimalen Raumgröße für eine Tagung bei festgelegter Personenzahl und entsprechender Bestuhlung empfehlen sich folgende Multiplikatoren, damit sich die Gäste nicht beengt, sondern wohl fühlen:

Stuhlreihen: Personenzahl x 1,2, Parlamentarischer Bestuhlung: Personenzahl x 1,8, U-Form: Personenzahl x 3,0 bis 3,5, Blockbestuhlung: Personenzahl x 3,0 bis 3,5
Bestuhlungsmöglichkeiten Veranstaltung
Die Art der Bestuhlung hängt ganz von der Veranstaltungsart, der Anzahl der Teilnehmer sowie den Räumlichkeiten ab.

Folgende Bestuhlungsarten gibt es:
  • Parlamentarische Bestuhlung: für Workshops und Schulungen sowie jede Art von Veranstaltungen. Die Teilnehmer können mitschreiben und die Sicht auf die Leinwand ist von jedem Platz aus gesichert.
  • Fischgrätenform: Tische stehen wie Fischgräten schräg zur Leinwand.
  • E-Form: geeignet für festliche Veranstaltungen, Firmen-/Familienfeiern etc.
  • U-Form: geeignet für Diskussionsrunden, da sich die Teilnehmer alle sehen, im inneren wird nicht bestuhlt.
  • T-Form: gleiche Situation wie bei U-Form, nur mit einer höheren Anzahl von Plätzen bei einem kleineren Raum.
  • Carrée-Form: kann als Quadrat angewandt werden.
  • Blockbestuhlung: Sitzordnung wie bei Carrée-Form, nur ohne Innenraum
  • Kinobestuhlung/Stuhlreien: Nur Stühle, ohne Tische, angeordnet in einer Reihe - alle in eine Richtung schauend. Für Veranstaltungen mit großer Teilnehmerzahl. Der Nachteil ist, dass keine Möglichkeit der eigenen Aufzeichnung besteht und sie nicht geeignet für Diskussionsrunden ist. Es gibt auch Stühle mit Schreibgelegenheit, wo die Schreibfläche eingeklappt werden kann. 
  • Bankettbestuhlung: Sitzordnung für festliche Anlässe. Empfohlen zwischen 8 und 10 Personen an einem Tisch
  • Stuhlkreise: Bei Workshops ist es üblich, die Stühle in Kreisform aufzustellen und auf Tische ganz zu verzichten. Diese Art fördert den Gedankenaustausch und die Kommunikation. 
  • Loungemöbel: Für eine legere Art der Zusammenkunft, die zur offenen und entspannten Kommunikation führt.
Tagungspauschalen / Konferenzpauschalen
Tagungspauschalen sind mehrere Leistungen eines Hotels, die zu einem festen Preis abgerechnet werden. Jedes Hotel bietet unterschiedliche Pauschalen an. Am gängigsten sind die Voll-, Halb- und Tages-/Tagungspauschale.

  • Vollpensionspauschale: beinhaltet in der Regel die Übernachtung, zwei warme Mahlzeiten, zwei Kaffeepausen, Tagungsraum und Standarttechnik.
  • Halbpensionspauschale: beinhaltet neben dem frühstück und/oder Kaffeepausen eine warme Mahlzeit.
  • Tages-/Tagungspauschale: beinhaltet lediglich die Verpflegung ohne Übernachtung und nur eine warme Mahlzeit neben den zwei Kaffeepausen.


Pauschalen im Hotel können jedoch auch Bezeichnungen wie Standard, Business oder Superior tragen. Damit verbunden sind aufgewertete Leistungen in der Pauschale. Eine Kaffeepause besteht demnach nicht nur aus Kaffee, Tee und Keksen, sondern es werden zusätzlich Snacks angeboten. Höherwertige Pauschalen beinhalten z.B. auch Getränke zu den Mahlzeiten und während der Tagung.

Je größer und exklusiver das Angebot, desto teurer wird die Pauschale. Welche Leistungen jedoch in einer Standard-, Business-, oder Superior- Pauschale enthalten sind, hängt von dem Hotel ab.

Die Kaffeepause in einer Veranstaltung ist eine kurze Unterbrechung am Vormittag oder am Nachmittag. Sie kann selbst im Tagungsraum stattfinden bzw. serviert werden oder in einem separaten Raum oder Vorraum stattfinden.

Das Function Sheet (Ablaufplan) / BEO (Bankett Event Order) ist ein wichtiges Dokument zu jeder Veranstaltung. Es ist eine detaillierte Aufstellung der Leistung für die jeweilige Tagung. Neben den grundsätzlichen Angaben zum Hotel sind beispielsweise Raummiete, Personenzahl, Dauer der Veranstaltung, Tischform und Tischwäsche, Dekoration, Menüart, Veranstaltungsablauf, Musik und Veranstaltungstechnik enthalten. Der Tagungsraum wird unter Beachtung des Function Sheets vorbereitet.

Der Veranstaltungsleiter muss vor jeder Veranstaltung im Hotel folgendes überprüfen:

  • Ist die Bestuhlungsform korrekt?
  • Sind alle Stühle und Tische sauber und intakt (keine Glasränder, Beschädigungen am Tisch)?
  • Ist die richtige Technik im Raum, komplett und funktionsfähig?
  • Ist der Raum sauber (Wände, Teppich, Mülleimer, etc.)?
  • Sind alle Kabel abgesichert?
  • Ist der Raum gut belüftet/angenehm temperiert (Klimaanlage, Heizung etc.)
  • Beschilderung zum Tagungsraum vorhanden und korrekt ausgehängt?
  • Sind die gebuchten Leistungen vollständig eingedeckt (Blöcke, Stifte, Gläser, etc.)?
  • Werden alle Standards eingehalten?
  • Im Idealfall sollte der Tagungsraum dem Tagungsleiter eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn zur Verfügung stehen.


Zu den Aufgaben des Veranstaltungsleiters gehört eine professionelle Betreuung der Veranstaltungsgäste und Kontrolle des Services bei der Durchführung der Veranstaltung. Der Referent / die Referentin wird persönlich durch ihn oder seinen Stellvertreter begrüßt und betreut. Hierbei kann er noch einmal den Ablauf wie z.B. Pausenzeiten oder Mittagessen durchsprechen. Für den Gast ist er der Ansprechpartner vor Ort, der sich um die Belange, Wünsche und Problemen kümmert. Für ein Abschließendes Gespräch nach jeder Veranstaltung steht der Hotelmitarbeiter dem Tagungsleiter zur Verfügung.

Aufgaben Bankettleiter / Veranstaltungsleiter im Hotel
Der Bankettleiter / Veranstaltungsleiter ist zuständig für Tagungsanfragen im Hotel oder für Events, welche das Hotel in Partnerlocations anbietet. Er bearbeitet die Tagungsanfrage des Gastes und überwacht den Ablauf. Er bearbeitet auch Tagungsangebote und Pauschalen.

Preise müssen mit Abstimmung der Küche und der Reservierung erfolgen. Verträge für Veranstaltungen werden von ihm aufgesetzt. Er schreibt und verteilt die Funktion Sheets, die dann in dem Abteilungsleiter- Meetings besprochen werden, damit jede Abteilung über die kommenden Veranstaltungen informiert ist.

Er ist auch zuständig für die Außendarstellung des Hotels im Bankettbereich auf diversen Onlineplattformen wie congresscheck.de, tagungshotels.com, meetingmasters.de, seminarhotel.de etc. Auch ist die Zusammenarbeit mit diversen Tagungsprintmedien Bestandteil seiner Arbeit. Er hat die Leitung seiner Mitarbeiter und beurteilt Auszubildende in seiner Abteilung. Die Betreuung der Tagungsstammkunden, Neukundenakquise, Tagungsmailings und Tagungsflyer entwerfen gehört ebenfalls zu seinen Aufgaben.
Bankettmappe
Der Veranstaltungsleiter hat auch die Aufgabe, die Vollständigkeit der Bankettmappe zu überprüfen und zu gewährleisten. Auch andere Tagungsunterlagen werden von ihm geprüft.
Wie das Hausprospekt ist die Bankettmappe ein Aushängezeichen für das Hotel. Design, Aufmachung und Qualität sind sehr wichtig.

Folgende Inhalte kann eine Bankettmappe vom Hotel beinhalten:

  • Präsentation und Überblick des Hotels (Kategorie, Destination, Räumlichkeiten, Kapazitäten, etc.)
  • Konferenzraumübersicht (geografische Darstellung der Räume/Skizzen mit qm) mit Preisangabe
  • Übersicht und Preise der Konferenzpauschalen
  • Zimmerpreise und Zimmerkategorien
  • Tagungstechnik (Ausstattung und Preise)
  • Mietpreise fremder Tagungstechnik
  • Auswahl und Preise einiger Buffet- und Menüvorschläge / Fingerfood
  • Auswahl und Preise von Imbiss- und Kaffeepausen
  • Getränkekarte mit Auswahl und Preise
  • Anfahrtsskizze zum Hotel
  • Lageplan (Karte) vom Hotel
  • Allgemeine Geschäftsbedingungen vom Hotel

Um ein kompetenter Ansprechpartner für die Hotelgäste zu sein, muss der Bankettleiter bestens über das Hotel Bescheid wissen.